Archive & patrimoine
Product Information Manager | Digital Asset Manager | Gestion des collections | Archive patrimoniale
Si les organisations ont pris conscience que l’environnement numérique a modifié en profondeur leurs processus de production, de diffusion et de conservation de l’information, ont-elles pour autant intégré dans leurs pratiques les nouveaux risques et enjeux en matière de conservation de cette information ?
L’art de conserver et pérenniser l’information
Si la mise en place d’une politique d'archivage permet une meilleure gestion de la conservation des documents et améliore la productivité des entreprises, elle reste rare ou floue au sein de bon nombre d’entre elles. Combien de temps est perdu chaque année par les organisations à chercher leurs documents ? Combien d’euros s'évaporent tout simplement parce que l’organisation est incapable de produire une pièce importante comme preuve lors d’un contentieux ou d’un contrôle ? Quelle est exactement la portion de documents égarés chaque année par les organisations, faute d’une politique d’archivage établie et d’une vraie gouvernance de l’information ?
Faire de l’archivage une pratique courante
Hormis les banques et les assurances, les organisations pratiquant une véritable politique d'archivage sont rares. Pourtant, pour des raisons légales, tout document concernant les relations avec l'extérieur (factures, bulletins de paie, écritures comptables, etc.) doit être impérativement archivé. Sans compter que chaque type de document fait l’objet d’une durée légale de conservation et/ou d’un délai de prescription.
Sauvegarder la mémoire et le patrimoine de votre organisation
L’archivage peut aussi être envisagé sous l’angle patrimonial pour préserver ou redorer la mémoire et la culture d’une organisation, ou encore valoriser certains de ses trésors historiques par le biais d’exposition virtuelle, de campagnes de communication, de relais sur les réseaux sociaux ou encore de production de contenus (ebook, magazine, site web, etc.).
Des solutions adaptées à chaque besoin
A chaque type de besoin correspond donc une stratégie et une solution : le SAE pour l’archivage des documents d’entreprise et le maintien de leur valeur probante ; le DAM (Digital Asset Management) pour la gestion des ressources multimédia, leur valorisation et leur exploitation commerciale.
Des spécialistes de ces questions
Nous nous appuyons sur une équipe de journalistes et de consultants spécialisés sur ces thématiques et produisons chaque année de nombreux articles sur le sujet, ainsi que plusieurs guides pratiques Archimag (notamment un best-seller consacré aux durées de conservation) et une magazine interactif spécialement consacré au Digital Asset Management et à ses ramifications.